Apesar de já ser muito natural em nosso dia a dia, muitas organizações ainda resistem à adoção de tecnologias que poderiam facilitar a rotina de colaboradores e dos usuários em geral. Esses novos recursos permitem, por exemplo, a automação de processos, trazendo benefícios aos resultados do empreendimento.

Essa prática já é muito bem absorvida pelas empresas privadas, mas é uma estratégia que tem ganhado muita força também nos órgãos da União, dos estados e dos municípios.

Neste post, entenda o que é automação de processos e como ela pode auxiliar o servidor público!
<h2>O que é automação de processos?</h2>
Automação de processos é o uso da tecnologia para permitir que o fluxo de tarefas de uma organização ocorra de modo autônomo, sem a necessidade de intervenção direta e contínua das pessoas. Para isso, será integrada aos processos do negócio uma série de aplicativos, <a href="http://www.digix.com.br/software-pode-ajudar-educacao/">softwares</a>, dispositivos e outros recursos computacionais capazes de dar conta de atividades que antes eram realizadas de modo mecânico e manual.
<blockquote>A automação de processos pode ser implementada em diversos segmentos e departamentos. Na verdade, trata-se de uma estratégia que pode interligar os diferentes setores e órgãos da companhia, em tarefas relacionadas ao uso de equipamentos, à análise de dados, ao armazenamento e gerenciamento de registros, entre muitos outros.</blockquote>
Se observarmos bem, a automação já faz parte do nosso dia a dia: quando você acessa o seu <em>internet banking</em>, comunica-se via SMS com sua operadora de celular, passa um cartão de crédito ou quando simplesmente configura sua televisão para gravar um programa. São processos automatizados, que funcionam com o mínimo de intervenção humana.

Dentro de uma empresa ou do governo, a automação de processos une a <a href="http://www.digix.com.br/usos-da-tecnologia-da-informacao-para-a-gestao-publica/">tecnologia da informação</a> com as tarefas administrativas para ampliar os resultados, reduzir custos, intensificar e agilizar a produção, e aprimorar a satisfação dos cidadãos com os serviços prestados.

Então, na prática, quando o servidor público consegue sozinho acessar a plataforma do governo, consultar seu contracheque e gerenciar todas as suas informações trabalhistas, o governo consegue reduzir o trabalho do seu RH, os gastos com impressões e o tempo na distribuição dos registros. Ou seja, é um processo que foi automatizado.

Veja outro exemplo: em vez de gerar e distribuir documentos para tramitação em papel para <a href="http://www.digix.com.br/gestao-de-convenios-educacao/">gerenciar convênios</a>, o que geraria custos e demandaria muito tempo, alguns governos trabalham com documentos assinados digitalmente por meio do Certificado Digital ICP Brasil (<a href="http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/mpv/antigas_2001/2200-2.htm">Medida Provisória n.º 2.200-2, de 24 de agosto de 2001</a>), que fornece segurança e garante a autenticidade, integridade e validade jurídica dos registros eletrônicos.

Esse recurso diminui custos relacionados ao processo de tramitação de documentos, que engloba o envio de malotes e a autenticação das assinaturas.

A automação de processos traz muitos outros benefícios. Vejamos que impacto isso pode trazer não só para a gestão pública, mas também para os cidadãos e servidores.
<h2>Qual será seu impacto no setor público?</h2>
Embora a transformação digital e tópicos relativos à otimização de processos geralmente sejam relacionados à iniciativa privada, a automação e outras ferramentas referentes à inovação tecnológica também já entraram nas diversas esferas do poder público e têm gerado impacto na vida dos cidadãos. Entre alguns benefícios, podemos citar:
<h3>Transparência</h3>
Com a <a href="http://www.planalto.gov.br/CCivil_03/leis/LCP/Lcp131.htm">Lei Complementar nº 131/2009</a> (conhecida como Lei da Transparência), a União, os municípios e os estados ficaram obrigados a divulgar na internet suas receitas e a <a href="http://www.digix.com.br/areas-investimentos-publicos/">aplicação de recursos</a>. Como gerenciar tantos dados oriundos de tantos setores e secretarias e garantir que sejam <a href="http://www.digix.com.br/o-que-garante-um-governo-transparente/">transparentes</a>, ou seja, estejam disponíveis à população em tempo real na rede? Isso se torna muito mais rápido e fácil graças à automação de processos.
<h3>Disponibilidade de informações</h3>
Segundo a <a href="http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm">Lei de Acesso à Informação</a>, deve ser garantida a qualquer pessoa interessada a condição de solicitar registros ao governo. Entre as informações que devem estar disponíveis, estão:
<ul>
 	<li>informações organizacionais, como estrutura, funções, telefone, contato etc.;</li>
 	<li>contratos, licitações e convênios realizados;</li>
 	<li>programas e outras ações.</li>
</ul>
A população também pode ter acesso à solicitação, emissão e consulta de registros e informar-se sobre o andamento de processos. Isso faz com que o cidadão consiga resolver alguns problemas sem a necessidade de comparecer a algum órgão público, o que tira parte da carga de trabalho sobre o servidor.
<h3>Melhoria na prestação de serviços públicos</h3>
A qualidade na realização de tarefas melhora significativamente, e isso se reflete nas tarefas dos colaboradores e no serviço prestado às pessoas. Ao passo que trabalhos manuais são substituídos pela automação por meio de softwares, e a incidência de erros e retrabalhos diminuem.
<h3>Maior produtividade</h3>
Repartições públicas têm um volume de processos enorme, além da burocracia dos trâmites que exige muita atenção. No geral, os colaboradores ficam responsáveis por buscar autorizações, gerenciar dados manualmente e acompanhar de perto o andamento dos processos.

Isso tudo demanda muito tempo. Por outro lado, todas essas atividades repetitivas podem ficar a cargo de um <a href="http://www.digix.com.br/sistemas-personalizados-para-solucoes-publicas/">sistema personalizado</a> e automatizado, e os funcionários podem se concentrar em tarefas que agreguem maior valor ao setor.

Certamente, os servidores precisam ser treinados para lidar com o novo modelo de processos digitais. É um investimento que tem retorno rápido, uma vez que impacta significativamente a rotina dos servidores.
<h3>Mensuração de resultados</h3>
Por meio da automação de processos, a coleta e a análise de dados se tornam naturais. Essas informações representam um ativo valioso para gerar <em>insights</em> à tomada de decisão. Dessa forma, as estratégias serão guiadas com base na <a href="http://www.digix.com.br/gestao-data-driven-dados-setor-publico/">gestão <em>data driven</em></a>, ou seja, baseada em dados concretos.

Então, vamos considerar um caso real de como a automação trouxe resultados animadores!
<h2>Existem exemplos e impactos positivos?</h2>
Um dos bons exemplos do impacto positivo que a automação de processos pode trazer foi o sistema adotado pela <a href="http://www.digix.com.br/cases/nexxus/">Secretaria de Educação do Mato Grosso do Sul</a>. O objetivo do órgão era gerenciar convênios entre entidades e escolas da rede, de modo a agilizar o repasse de recursos e aprimorar a qualidade da prestação de serviços.

Em vista disso, adotaram o <a href="http://www.digix.com.br/software-pode-ajudar-educacao/">Nexxus</a>, uma aplicação que auxilia na gestão de convênios, automatizando tarefas relativas ao envio de documentos, análise de registros, autorização de recursos e prestação de contas. Com isso, a Secretaria conseguiu:
<ul>
 	<li>reduzir em 100% os custos de envio de documentos físicos relativos ao transporte escolar;</li>
 	<li>reduzir em 66% o tempo para fechar parcerias;</li>
 	<li>ganhar tempo na análise de documentos.</li>
</ul>
É incrível como o poder público tem crescido em termos de <a href="http://www.digix.com.br/tecnologias-transformar-servico-publico/">adoção de tecnologias</a>. Essas soluções elevam significativamente a qualidade dos serviços prestados à população. A automação de processos, como vimos, é capaz de reduzir custos, aumentar a produtividade e dar condições para o governo inovar com soluções que desburocratizem a máquina pública, facilitando o relacionamento com as pessoas.

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